Vážení obchodní partneri,
naša spoločnosť Gastma, s.r.o., so sídlom Dénešova 10, 040 23 Košice, Slovenská republika, IČO: 36 171 522, zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Košice I, oddiel Sro, vložka č. 9156/V (ďalej len „Gastma, s.r.o.“), má s Vami platne uzavretú kúpnu, dodávateľskú či inú zmluvu (ďalej len „Zmluva“), dovoľte nám preto informovať Vás o právach a povinnostiach vyplývajúcich pre prevádzkovateľov a dotknuté osoby, ktorých sa osobné údaje týkajú, z novej právnej úpravy v oblasti ochrany osobných údajov, a tiež o pravidlách ďalšieho spracúvania osobných údajov, ktoré ste nám v súvislosti s uzatvorením a plnením Zmluvy už poskytli alebo prípadne v budúcnosti ešte poskytnete.
1. S účinnosťou od 25.5.2018 je každá zo zmluvných strán Zmluvy povinná so všetkými osobnými údajmi fyzických osôb pochádzajúcich zo sféry druhej zmluvnej strany, s ktorými príde do styku v súvislosti s uzavretím a plnením Zmluvy, najmä s kontaktnými a identifikačnými údajmi (ako sú predovšetkým meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa, IČO, e-mailová adresa, telefónne číslo, informácie o bonite a dôveryhodnosti, ŠPZ, kamerové záznamy pri príjazde k nehnuteľnosti alebo pri vjazde do nehnuteľnosti, iné údaje o motorových vozidlách a pod.) zamestnancov, štatutárnych či iných zástupcov a zmluvných partnerov druhej zmluvnej strany, či osobnými údajmi samotnej druhej zmluvnej strany, ak je fyzickou osobou, prípadne osobnými údajmi akýchkoľvek iných tretích osôb (ďalej spoločne len „chránené údaje“) nakladať výlučne v súlade s príslušnými právnymi predpismi, najmä s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27.4.2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR“) a ďalšími právnymi predpismi z oblasti ochrany osobných údajov platnými v Slovenskej republike, predovšetkým zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon OÚ“) (GDPR, Zákon OÚ a ďalšie právne predpisy z oblasti ochrany osobných údajov ďalej spoločne len „Predpisy OÚ“).
2. Podľa Predpisov OÚ je každá zo zmluvných strán Zmluvy predovšetkým povinná:
– s chránenými údajmi nakladať výlučne na území Európskej únie bez ich prenosu do tretích krajín, príp. ak dôjde k ich prenosu príjemcovi v tretej krajine alebo medzinárodnej organizácii, zabezpečiť, aby sa tak stalo v súlade s Predpismi OÚ,
– využívať ich výlučne na účely plnenia Zmluvy, vykonanie opatrení pred uzatvorením Zmluvy, na účely splnenia zákonnej povinnosti prevádzkovateľa resp. na účely svojich oprávnených záujmov (ako sú ochrana vlastníctva a podnikania, zaistenie bezpečnosti osôb a majetku pri prevádzke nehnuteľností, ochrana a vymáhanie právnych nárokov a pod.), vždy však len v rozsahu, v akom je to nevyhnutné v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b), c) a f) GDPR, pričom tento nevyhnutný rozsah je každá zmluvná strana povinná priebežne vyhodnocovať a reagovať na zmeny vyplývajúce z povahy plnení, opatrení, povinností a záujmov,
– uchovávať ich iba po nevyhnutnú dobu resp. po dobu určenú Predpismi OÚ či po dobu danú trvaním oprávnených záujmov,
– zabezpečiť chránené údaje vhodnými technickými a organizačnými opatreniami, a to najmä pred ich stratou, neoprávneným zverejnením alebo prístupom tretích osôb a pred ich využitím na iné účely, než vyššie uvedené,
– zodpovedajúcim spôsobom poučiť a zaviazať na ochranu chránených údajov všetky osoby, za ktorých konanie zmluvná strana zodpovedá a ktoré sa môžu dostať do styku s chránenými údajmi
– neodkladne informovať druhú zmluvnú stranu v prípade akejkoľvek okolnosti alebo udalosti významnej pre ochranu chránených údajov a pre práva dotknutých osôb, ktorých sa chránené údaje týkajú, a
– plniť všetky ďalšie povinnosti prevádzkovateľa chránených údajov a zabezpečiť plnenie povinností sprostredkovateľmi chránených údajov, to všetko v súlade s Predpismi OÚ.
3. Každá zo zmluvných strán Zmluvy je vo veciach nakladania s chránenými údajmi pochádzajúcimi zo sféry druhej zmluvnej strany tiež povinná poskytnúť druhej strane na jej žiadosť potrebnú súčinnosť, predovšetkým jej poskytnúť vysvetlenia a informácie, a to najmä v oblasti týkajúcej sa plnenia povinností podľa predchádzajúceho odseku. V prípade uplatnenia si vyššie uvedených či ďalších práv vyplývajúcich z článkov 13 a 14 GDPR dotknutou osobou zo sféry jednej zmluvnej strany voči druhej zmluvnej strane (práva na informácie a vysvetlenia ohľadom spracúvania chránených údajov, práva na prístup k svojim chráneným údajom vrátane práva na získanie ich kópií, práva požadovať opravu nesprávnych chránených údajov, obmedzenie spracúvania či úplné vymazanie svojich chránených údajov v prípadoch stanovených Predpismi OÚ, práva na prenosnosť chránených údajov, práva namietať proti spracúvaniu chránených údajov, práva podať proti prevádzkovateľovi sťažnosť dozornému orgánu a pod.), Vás preto žiadame o bezodkladné poskytnutie všetkej potrebnej súčinnosti na zabezpečenie splnenia povinností voči takej dotknutej osobe podľa Predpisov OÚ a tiež o poskytnutie vzájomnej súčinnosti v prípade akejkoľvek kontroly zo strany dozorných orgánov.
4. S ohľadom na povahu Zmluvy je vzájomné poskytnutie chránených údajov nevyhnutné na plnenie zmluvných a zákonných povinností každej zo strán Zmluvy. Žiadna zo zmluvných strán by Zmluvu nemohla riadne plniť, ak by jej potrebné chránené údaje pochádzajúce zo sféry druhej zmluvnej strany neboli poskytnuté.
5. S ohľadom na obsah vzájomných práv a povinností vyplývajúcich zo Zmluvy tiež máme za to, že vo vzťahu k všetkým chráneným údajom pochádzajúcim zo sféry druhej zmluvnej strany je každá zmluvná strana Zmluvy v pozícii samostatného prevádzkovateľa a žiadna z nich nie je v pozícii sprostredkovateľa pre druhú zmluvnú stranu. Žiadame Vás preto, aby ste každej dotknutej osobe, ktorej chránené údaje sú uvedené v Zmluve alebo boli či budú inak poskytnuté našej spoločnosti Gastma s.r.o., poskytli bez zbytočného odkladu po obdržanítohto listu resp. najneskôr v deň poskytnutia jej chránených údajov našej spoločnosti všetky potrebné informácie v súlade s článkami 13 a 14 GDPR a príslušnými ustanoveniami Zákona OÚ, vrátane informácií uvedených v tomto dokumente. V prípadoch, kedy nie ste priamo dotknutou osobou, je nevyhnutné zabezpečiť splnenie Vašej informačnej povinnosti voči tým chráneným osobám, ktorých chránené údaje ste poskytli či spracúvate. Ak neexistuje iný právny základ spracúvania chránených údajov získaných v súvislosti so Zmluvou, žiadame Vás o poskytovanie takýchto chránených údajov výlučne na základe dobrovoľného súhlasu príslušnej dotknutej osoby.
6. Spoločnosť Gastma, s.r.o. Vám ako druhej zmluvnej strane Zmluvy ďalej oznamuje, že niektoré chránené údaje v prípade potreby poskytuje svojim daňovým, právnym a iným odborným poradcom, audítorom, poskytovateľom IT služieb a iných odborných služieb a/alebo príslušným orgánom verejnej správy, na účely plnenia zákonných a zmluvných povinností a/alebo ochrany svojich oprávnených záujmov, a/alebo
7. Spoločnosť Gastma, s.r.o. potvrdzuje, že:
– chránené údaje budú spracúvané manuálne i automatizovane, nebude však pri tom dochádzať k automatizovanému rozhodovaniu ani profilovaniu, a že
– najneskôr do 4 (štyroch) rokov po ukončení platnosti Zmluvy a po úplnom vzájomnom vysporiadaní a splnení práv a povinností vyplývajúcich zo Zmluvy urobí všetky opatrenia potrebné na to, aby boli nosiče chránených údajov získaných v súvislosti so Zmluvou druhej zmluvnej strane vrátené a/alebo sprostredkovateľmi vymazané či zlikvidované, ak nebude daný iný legitímny účel ich ďalšieho uchovania v zmysle Predpisov OÚ a iných právnych predpisov resp. trvaním oprávnených záujmov.
8. Porušenie povinností uvedených v tomto dokumente a/alebo porušenie iných povinností podľa Predpisov OÚ zakladá voči druhej zmluvnej strane Zmluvy a voči dotknutej osobe, ktorých sa údaje týkajú, zodpovednosť za prípadnú škodu.
9. Pokiaľ chcete využiť svoje právo nesúhlasiť s evidenciou svojich osobných údajov vzhľadom vyššie zmienených zásad, napíšte nám email s predmetom NESÚHLASÍM na adresu asistentka@gastma.sk. Správca osobných údajov Vaše údaje odstráni zo svojej databázy v nezbytne nutnom rozsahu.
Ďakujeme Vám za spoluprácu.
